NEWSLETTER N°10 L’adozione di nuovi moduli organizzativi nella gestione del patrimonio

[22-02-2011]

NEWSLETTER N°10 L’adozione di nuovi moduli organizzativi nella gestione del patrimonio

Il nuovo quadro normativo e soprattutto le nuove opportunità di costruirsi una normativa “disegnata” in ragione delle peculiarità dell’Ente e del proprio patrimonio, suggerisce la necessità di modificare la macrostruttura dell’Amministrazione individuando una nuova struttura operativa capace di superare le tradizionali carenze dell’ufficio patrimonio storicamente sbilanciato, a seconda dei casi, o sul versante prettamente tecnico o su quello esclusivamente amministrativo.

Tradizionalmente nella maggior parte degli Enti Locali, l’attività patrimoniale è stata affidata ad una pluralità di uffici, privi di collegamento funzionale e gestionale tra di loro, cosi favorendo ritardi e disfunzioni.

In particolare, per quanto attiene ai beni immobili, tale attività è stata “ storicamente” suddivisa tra  Ufficio tecnico (spesso richiamato alla stima degli immobili), Provveditorato Economato (per le forniture dei beni mobili), Amministrazione Patrimonio (per la gestione delle utenze), Affari Generali.

I primi tradizionalmente caratterizzati da competenze soltanto tecniche svolgono il lavoro di cantiere e di progettazione, spesso all’oscuro di procedure amministrative necessarie e/o opportune. Spesso si registrano carenze in materia giuridica o di nozioni finanziarie ed economiche. La caratterizzazione del settore tecnico conduce ad una visione atomizzata e parcellizzata del patrimonio in assenza di programmazione complessiva e di largo respiro.

I secondi tradizionalmente legati alla sola dimensione amministrativa tralasciano nel percorso lavorativo possibili riflessioni in merito a probabili economie di scala dedotte da attente analisi dei costi gestionali (analisi tecnica dei dati derivanti dai costi gestionali).

In questo quadro, più che il ricorso a collaborazioni più o meno collaudate o a sistemi di verifica e manutentivi come il controllo di gestione o il ricorso a periodiche ed inutili conferenze interne dei Dirigenti appare dunque opportuno la previsione di una specifica e nuova unità organizzativa responsabile dei diversi aspetti operativi di gestione e valorizzazione ricordati, ed anche della funzione di studiare e supportare una politica complessiva di programmazione del patrimonio che ricomprenda sia le linee fondamentali delle scelte strategiche, sia la programmazione e la valorizzazione su base anche pluriennale, secondo le priorità dell’Ente, di tutti gli interventi di valorizzazione, locazione, cessione, miglioramento, restauro e recupero degli immobili di proprietà dell’Amministrazione, tenendo presente la loro destinazione ad usi istituzionali ovvero locazione o concessione a terzi, ovvero alienazione.

Il risultato minimamente attendibile è quello di evitare una serie di ritardi e diseconomie da sempre ricorrenti nella gestione di moltissimi enti ovvero l’impossibilità di ottenere l’immediata disponibilità dei locali di proprietà (assenza di programmazione), la messa a norma di edifici di cui si può prevedere l’alienazione (spesa inutile di fondi), la necessità di ulteriori interventi al fine di adeguare la struttura a nuove e diverse esigenze, errori connessi a politiche patrimoniali scorrette, maggiori spese di gestione amministrativa (derivanti ad esempio da errate categorie catastali ICI TARSU).

Il risultato “ottimale” consiste nel monitoraggio dinamico di tutto il patrimonio. La programmazione patrimoniale deve consentire, in tempo reale, di rendicontare costi medi e totali per ogni immobile, deve stabilire con buona approssimazione tutti gli interventi tecnologici finalizzati al recupero di spese gestionali, deve evidenziare con chiarezza tutte le diseconomie gestionali suggerendo quindi il rilascio e l’alienazione di tutti gli immobili improduttivi, deve evidenziare possibili soluzioni alternative a fronte di locazioni passive particolarmente onerose ( piani di ammortamento per nuovi acquisti).

Deve, attraverso il monitoraggio dei flussi e della demografia, suggerire ove intervenire con nuove costruzioni (scuole ospedali ecc…), deve suggerire il migliore utilizzo del patrimonio disponibile, deve individuare i costi medi per utente per metro cubo,per metro quadrato di ogni struttura al fine di meglio comparare gli immobili tra loro e al fine di meglio progettare nuovi interventi, deve calcolare con esattezza l’ammontare di tutti crediti non ancora riscossi e deve conseguentemente attivarsi al fine di procedere alla riscossione dei medesimi.

Il dinamico aggiornamento di tutti i dati sopra elencati consente di superare tutte le diseconomie tipiche di un settore patrimonio frastagliato e distinto in più settori disarmonicamente poco collegati.

Queste sommarie considerazioni non debbono far dimenticare l’utilità di attuare ulteriori profili di collaborazione con altri Servizi, Uffici o Strutture dell’Ente ad esempio (nel nostro caso Servizi scolastici, cultura e centri professionali, strutture sanitarie[ove istituzionalmente richiesto]) In questo quadro anche la problematica relativa all’affidamento ai privati di attività relative alla gestione del patrimonio, potrebbe trovare una soluzione più meditata e più adeguata alle specifiche esigenze dell’Ente.

Il popolo griderebbe né carne né pesce

Il futuro di tutti gli apparati patrimoniali è quindi quello di amalgamare sapientemente risorse amministrative e risorse tecniche. In questo contesto nasce una struttura capace di essere, contrariamente al detto, carne e pesce. Da quanto sopra le attività minime da attribuire al nascente servizio Gestione e Valorizzazione Patrimonio sono le seguenti:

1.  Ideazione studio ed elaborazione strumenti di programmazione patrimoniale.

Il servizio deve curare, sviluppare, redarre e firmare il “rapporto Programmatico sul Patrimonio dell’Ente”. Il “Rapporto sulla consistenza catastale del patrimonio dell’Ente” il “Rapporto sul patrimonio disponibile ed indisponibile dell’Ente” di cui i principali contenuti sono richiamati in altri paragrafi di questo lavoro.

Tale attività deve individuare le principali politiche patrimoniali dell’Ente ovvero ad esempio, individuare le diseconomie connesse alla gestione scolastica, individuare la localizzazione e/o gli immobili ove inserire nuove strutture o servizi. In ragione dei bacini demografici la programmazione patrimoniale deve individuare le circoscrizioni ove intervenire, mediante i flussi di circolazione, il settore patrimonio può suggerire ove realizzare gli uffici distaccati dell’Ente, un nuovo ospedale  ecc….

2.  Analisi critica di tutti i cespiti di proprietà al fine di individuare percorsi di valorizzazione patrimoniale

A seguito dell’elaborazione dei documenti sopra indicati, il servizio deve attivarsi al fine di approfondire ed eventualmente perseguire tutti i  percorsi di valorizzazione patrimoniale individuati. Tale attività deve consentire il recupero dei numerosi crediti non riscossi, la sottoscrizione di nuovi contratti locativi, la normalizzazione di occupazioni sine titulo, l’adeguamento dei contratti locativi già in essere, il superamento e quindi l’abbandono di strutture vetuste.  L’attività deve svolgersi attraverso l’elaborazione di giudizi di congruità, creazione di tabelle sintetico comparative, predisposizione di delibere, informative, provvedimenti dirigenziali ecc…

Monitoraggio costante e dinamico di tutti i dati attinenti l’edificio, con particolare riguardo ai costi energetici, manutentivi, funzionali ecc…

3.  Attività di natura catastale

Il “rapporto ricognitivo sulla consistenza catastale del patrimonio dell’Ente” deve evidenziare, dove esistente, la trascuratezza e lo stato di abbandono che caratterizza di regola la dimensione catastale del patrimonio pubblico. Troppo spesso interi cespiti benché realizzati decenni prima non risultano regolarmente accatastati, frequentemente molti edifici scolastici risultano privi di rendita catastale (fondamentale per calcolare la capacità di indebitamento dell’Ente), le categorie catastali risultano improprie o profondamente inique.

L’attività consiste quindi nell’elaborazione di accatastamenti, predisposizione di volture e variazioni catastali, ottenimento di rendite definitive.

In questo contesto appare utile ricordare come l’assenza dell’accatastamento o di un corretto accatastamento impedisca o pregiudichi l’ottenimento del decreto di agibilità inerente il medesimo immobile.

4.  Attività connesse alla sanatoria di cui alla legge 47/85 e successive sanatorie

Previa integrazione della documentazione e ottemperamento alle prescrizioni imposte, il Servizio deve attivarsi per risolvere tutte le eventuali sanatorie a suo tempo richieste.

Analisi del patrimonio e predisposizione di nuove pratiche in occasione delle nuove e diverse sanatorie.

In ultimo, di seguito si riporta il disposto del recente DPR 6.6.2001 n°380 in materia di accertamento di conformità per le opere realizzate in assenza di concessione

Articolo 36 (L)

Accertamento di conformità. (legge 28 febbraio 1985, n. 47, art. 13)

1. In caso di interventi realizzati in assenza di permesso di costruire, o in difformità da esso, ovvero in assenza di denuncia di inizio attività nelle ipotesi di cui all'articolo 22, comma 3, o in difformità da essa, fino alla scadenza dei termini di cui agli articoli 31, comma 3, 33, comma 1, 34, comma 1, e comunque fino all'irrogazione delle sanzioni amministrative, il responsabile dell'abuso, o l'attuale proprietario dell'immobile, possono ottenere il permesso in sanatoria se l'intervento risulti conforme alla disciplina urbanistica ed edilizia vigente sia al momento della realizzazione dello stesso, sia al momento della presentazione della domanda ^(8/d).

2. Il rilascio del permesso in sanatoria è subordinato al pagamento, a titolo di oblazione, del contributo di costruzione in misura doppia, ovvero, in caso di gratuità a norma di legge, in misura pari a quella prevista dall'articolo 16. Nell'ipotesi di intervento realizzato in parziale difformità, l'oblazione è calcolata con riferimento alla parte di opera difforme dal permesso.

3. Sulla richiesta di permesso in sanatoria il dirigente o il responsabile del competente ufficio comunale si pronuncia con adeguata motivazione, entro sessanta giorni decorsi i quali la richiesta si intende rifiutata.

5.  Attività connesse alle variazioni di consistenza patrimoniale

La funzionale coesistenza di risorse tecniche e amministrative deve consentire, per la prima volta, di sviluppare un servizio patrimonio completamente indipendente ed autonomo. Il Servizio deve studiare e sviluppare profonde conoscenze in campo estimativo e peritale. Le stime redatte, sia su base sintetico comparativa e sia su base analitica dovranno soddisfare quanto richiesto dalla massima dottrina in materia.

Unitamente alle valutazioni tecniche il servizio deve svolgere funzioni di verifica giuridica amministrativa nei confronti dei beni in fase di acquisizione (verifica titolarità giuridica, analisi pesi e servitù, aspetti storici e urbanistici)

Spetta al servizio patrimonio il compito di redarre e presentare il provvedimento attinente alla variazione di consistenza patrimoniale (informative, delibere di Giunta e/o Consiglio, partecipazione alle commissioni consiliari ecc…)  Tale funzione diventa indispensabile in caso di procedura di “rating”

L’approvazione del Rapporto sul patrimonio disponibile dell’Ente deve consentire di individuare la natura giuridica del patrimonio abitativo e disponibile favorendone quindi l’alienazione secondo le procedure corrette.

5.  Attività di natura regolamentare

La facoltà di poter autonomamente regolamentare l’alienazione di proprietà dell’Ente, facoltà individuata dalla legge 127/97, deve consentire al Servizio di attivarsi in materia predisponendo il “Regolamento per l’alienazione dei beni patrimoniali indisponibili e disponibili dell’Ente”. Tale regolamento consente una più celere e trasparente alienazione dei beni ritenuti improduttivi o difficilmente riconvertibili ad uso istituzionale.

Parallelamente, il servizio Patrimonio deve attivarsi al fine di redarre e fare approvare il Regolamento inerente la concessione dei beni demaniali e indisponibili.

6.  Attività connesse al D. Lgs. 77/95, tenuta degli inventari

Conformemente a quanto disposto dal decreto legislativo 77/95 il Servizio deve avviare e aggiornare l’inventario dei beni immobili di proprietà dell’Ente. Al fine di individuare uno strumento davvero efficace e propedeutico all’attività dei diversi settori, i dati minimali richiesti dal Decreto devono essere integrati e arricchiti da tutti i dati inerenti la dimensione catastale manutentiva e giuridica del bene.

7.  Rilascio Concessioni e predisposizione atti di Locazione

Il Servizio in ragione del Regolamento inerente la concessione dei beni demaniali e indisponibili nonché dell’apposita modulistica redatta rimane competente per il rilascio di tutte le concessioni temporanee del patrimonio indisponibile e/o demaniale dell’ente. A tale proposito su base annuale deve predisporre la programmazione necessaria. Parallelamente il servizio è competente in materia di sottoscrizione di tutti i contratti di locazione attivi e passivi.

8.  Pagamento e monitoraggio utenze

Il Servizio svolge l’attività gestionale e amministrativa correlata al monitoraggio e liquidazione delle utenze. L’attività deve estendersi obbligatoriamente anche alla severa analisi e campionatura di tutti i dati. Mediante l’analisi progressiva dei trend di consumo è possibile individuare o proporre possibili economie di scala

9.  Gestione telefonia mobile dell’Ente

Il settore cura e dimensiona il patrimonio di telefonia mobile dell’Ente. Interviene monitorando il mercato e la rete di copertura offrendo all’Ente i migliori contratti e il migliore servizio.

10.  Tributi

Al settore compete, in stretta relazione con l’attività catastale svolta, il monitoraggio e la liquidazione di tutte le tasse e di tutte le imposte (ICI, TARSU ecc…). Particolare attenzione deve essere rivolta alla verifica delle categorie e delle tariffe applicate, evidenziando ove possibile avverabili e vantaggiose variazioni. ( a tale proposito si ricorda la possibilità di sospendere il pagamento della TARSU in occasione di ristrutturazioni o cantieri).

In ultimo la competenza in materia di ottemperanza alle tasse di registrazione.

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