Facility Management e contratti di Global Service

IL FACILITY MANAGEMENT e IL GLOBAL SERVICE

Il facility management rappresenta una disciplina fondamentale per una moderna gestione immobiliare.

Per poterne comprendere appieno il significato è utile partire da quanto evidenziato all'introduzione della norma UNI EN 15221-1:2007 Facility Management  termini e definizioni:

"in generale tutte le organizzazioni, sia pubbliche che private, utilizzano edifici, beni e servizi (servizi di facility) per supportare le proprie attività  primarie".

Le attività  primarie (cd. core business) sono identificabili come "processi prioritari definiti dall'organizzazione", "sviluppati e gestiti internamente all'organizzazione, nei quali si concentra il Know-how, e tutto quello (attività , regole e tecnologie) che concorre a generare il vantaggio competitivo" (Uni 3.5 UNI 11336:2010).

In generale si considerano attività  strategiche quelle che hanno un forte impatto sul cliente e che, di fatto, rappresentano le competenze distintive e caratterizzanti di ogni singola organizzazione. Naturalmente la distinzione tra attività  primarie e servizi di supporto è decisa autonomamente da ogni organizzazione e pertanto può variare a seconda delle diverse scelte strategiche.

La Gestione immobiliare può essere intesa come gestione strategica, amministrativa, patrimoniale e tecnico-funzionale di un bene, nel suo insieme di componenti edili ed impiantistiche, in funzione delle attività  che lo utilizzano, delle norme che ne regolano i vari aspetti tecnici, funzionali e amministrativi nonchè delle esigenze manutentive mirate al loro mantenimento in uso.

Con il termine di Facility management si intende la gestione integrata di una pluralità  di servizi, processi e attività di supporto alle attività  primarie (core business) di un'organizzazione, rivolte agli edifici, agli spazi ed alle persone.

Lo stesso termine di facility management viene spesso confuso con i termini di outsourcing e di global service, evidenziamo le differenze utilizzando le definizioni indicate dalle norme UNI :

-                l'outsourcing o esternalizzazione è un processo attraverso il quale un committente affida ad un soggetto esterno alla propria struttura uno o più servizi per un edificio o un patrimonio immobiliare (3.2.12 UNI 11136:2004) o la gestione operativa di attività  o di processi (3.11 UNI 11336:2010)

-                il global service immobiliare è una forma particolare di contratto di esternalizzazione basato sui risultati, attraverso cui un committente affida una serie di attività  rivolte ad un immobile o a un patrimonio immobiliare ad un unico assuntore (3.1.1. UNI 11136:2004).

-                il global service di manutenzione immobiliare (GSMI) si può definire come un contratto di esternalizzazione con il quale un committente affida ad un assuntore, per un periodo di tempo definito, un sistema integrato di attività di manutenzione immobiliare con piena responsabilità da parte dell'assuntore sui risultati in termini di raggiungimento e/o mantenimento di livelli prestazionali prestabiliti dal committente.

La prima definizione, considerato che il facility management rappresenta una modalità  di gestione integrata di più servizi che può essere svolta sia all'interno (insourcing) sia all'esterno di una organizzazione (outsourcing), indica solo una delle 2 opzioni, quella esterna; la seconda definizione (global service) rappresenta invece una forma contrattuale da adottare per esternalizzare servizi di facility management.

Adottando la definizione di manutenzione immobiliare (UNI 11136:2004) intesa come "il complesso di attività  e servizi finalizzati a garantire l'utilizzo di un bene immobiliare, mantenendone il valore patrimoniale e le prestazioni iniziali entro limiti accettabili per tutta la vita utile e favorendone l'adeguamento tecnico e normativo alle iniziali o nuove prestazioni tecniche scelte dal gestore o richieste dalla legislazione" si comprende come sia da ritenersi superata l'interpretazione che considera la manutenzione come la semplice esecuzione di un lavoro.

Per questo motivo e partendo dalle criticità  contingenti di carattere tecnico-normativo-finanziario tipiche delle amministrazioni pubbliche (limitazioni ad assunzione di personale, necessità  di garantire una maggiore flessibilità  operativa, crescente complessità  tecnologica delle strutture e degli impianti, necessità  di adeguamento normativo di strutture ed impianti abbinata alla scarsità di risorse finanziarie da destinare ad investimenti di manutenzione straordinaria di adeguamento), appare sempre più indispensabile orientarsi verso politiche di esternalizzazione dei servizi di Facility Management, attraverso l'adozione di forme contrattuali che prevedono l'affidamento a terzi della gestione integrata dei servizi, con il trasferimento agli stessi della piena responsabilità  sui risultati in termini di raggiungimento di determinati livelli prestazionali (cd. contratti di risultato).

Contratto di risultato inteso come mantenimento o miglioramento dello stato di conservazione cose come richiesto dalle caratteristiche tecniche delle strutture e degli impianti (attraverso la gestione ed il controllo del ciclo di vita dell'edificio e delle sue componenti), dalle cogenze normative e dalle esigenze contingenti delle attività esistenti (affidabilità e disponibilità del bene).

La scelta di esternalizzare i servizi attraverso un Contratto di Global Service di manutenzione immobiliare o accordi di facility management può consentire di ottenere una serie rilevante di benefici organizzativi e operativi-gestionali (semplificazione e riduzione delle procedure tecnico-amministrative e dei relativi costi amministrativi, garanzia del raggiungimento e del mantenimento di un risultato in termini di aumento qualità  del livello dei servizi, di garanzie reali circa i tempi di intervento manutentivi, di un miglioramento del grado di soddisfazione dell'utenza, di garanzia della continuità  e del mantenimento dello standard qualitativo richiesto, riorganizzazione più efficiente della struttura tecnica interna, ecc.) sia nel settore pubblico sia in quello privato.

Si evidenzia come già  la Legge finanziaria del 2000 (Legge 488/1999) aveva indicato, all'art. 30 comma 8 let. e), come misure da adottare per la razionalizzazione e riduzione della spesa pubblica lo sviluppo di iniziative per il ricorso, negli acquisti di beni e servizi, alla formula del contratto a risultato, di cui alla norma UNI 10685 (2007 Criteri per la formulazione di un contratto di manutenzione basato sui risultati (global service di manutenzione)".

A seconda delle specifiche esigenze e convenienze di ogni organizzazione l'esternalizzazione può riguardare singoli servizi e/o specifiche aree o fasi di attività  oppure uno o più servizi integrati attraverso i cd. contratti di global service immobiliare, come nel caso di più servizi relativi alla manutenzione ed al patrimonio immobiliare, o i cd. city global o facility management urbano, nel caso di più servizi relativi all'ambito urbano e territoriale (strade e relative pertinenze, arredi urbani, parcheggi, mercati, infrastrutture tecnologiche quali reti illuminazione pubblica e semaforica, reti elettriche, gas, acqua, teleriscaldamento/raffrescamento, fognarie e telecomunicazione, vie d'acqua quali canali, spiagge e litorali, verde pubblico quali ville, parchi, giardini, ecc, cimiteri, infrastrutture per il trasporto pubblico, raccolta e smaltimento rifiuti, ecc.).

Per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione la scelta del soggetto esterno (l'esternalizzazione) può avvenire attraverso le procedure di appalto previste dal codice dei contratti (procedura aperta o ristretta) per i contratti misti (servizi, lavori e forniture art. 14-15) oppure aderendo alle Convenzioni Consip di real estate, che riguardano Servizi di Asset Management, di Property Management e di Facility Management.

In funzione delle specifiche esigenze e convenienze di ogni committenza possono essere inseriti nei cosiddetti servizi di facility, tutti quei servizi di supporto alle attività  primarie non rientranti nel "core business" dell'organizzazione; quali ad esempio:

1   servizi relativi all'edificio/infrastruttura di manutenzione edile ed impiantistica;

1   servizi di climatizzazione ambientale - conduzione e manutenzione servizio energia (gestione calore e raffrescamento);

1   servizi connessi allo spazio e all'ambiente di lavoro, come la pulizia ed igiene ambientale, pulizia e manutenzione aree verdi e grigie, arredi, macchinari, apparecchiature;

1   servizi alle persone relativi alla sicurezza e all'ospitalità  come il controllo accessi, portierato fiduciario, vigilanza, reception, ristorazione, asilo aziendale;

1   servizi all'organizzazione relativi alla tecnologia dell'informazione e comunicazione e alla logistica, come la gestione rete dati e telefonica, server, personal computer, telefonia fissa e mobile, gestione spazi, posta interna, gestione e archiviazione documenti, copiatura e stampa, trasporti, parcheggi, gestione auto;

1   servizi cd. di governo (cd. Gestione Tecnica/Consulenza gestionale) prestazioni trasversali, coordinate ed integrate, che esulano dall'esecuzione in senso stretto degli interventi : Gestione Anagrafica tecnica-patrimoniale, Rilievo e censimento, Gestione Sistema informativo-informatico, Gestione richieste, Gestione processo manutentivo e adempimenti in materia di sicurezza, Gestione delle utenze, ecc.

In collaborazione con esperti in materia, la PAGLIA & ASSOCIATI ha sviluppato alcuni percorsi metodologici in grado di supportare le amministrazioni pubbliche e le principali società private nella gestione dei processi di pianificazione, progettazione, esecuzione e controllo dei servizi di un contratto di facility o di global service.

I Servizi offerti riguardano:

1    Consulenza e supporto nella redazione degli elaborati progettuali (Capitolato d'oneri e Capitolati Tecnici) adattati alle caratteristiche dell'organizzazione

1    Capitolati Tipo - d'Oneri e Tecnici per tipologie di prestazioni/servizi

1    Consulenza procedure di gara attraverso il supporto alla redazione dei documenti di gara quali Bando di gara, Norme di partecipazione, Modulistica per la predisposizione dell'offerta da parte dei concorrenti

1    Consulenza per la creazione di un nuovo Sistema informativo o per l'adeguamento del Sistema informativo esistente

1    Formazione in house in materia di Facility Management e contratti di Global Service

Affiancamento in HOUSE

1   Per la gestione dei processi di Progettazione, Pianificazione e gestione integrata di servizi e attività  per i patrimoni immobiliari  (progetti di Global Service)